ACCUEIL IRRÉPROCHABLE : CLÉ D’UN ÉVÈNEMENT RÉUSSI
La réussite d’un évènement est intimement liée au ressenti de vos participants. Vivre un moment à part, hors du temps et qui laisse une empreinte indélébile dans leur esprit : voilà la définition d’une bonne expérience !
C’est là que l’accueil joue un rôle clé dans la réussite de votre projet. Il est à la fois l’ouverture et la clôture d’un instant partagé. Mais alors, comment le rendre irréprochable pour vos convives ? Et en quoi participe-t-il au succès de votre évènement ?
Éléments de réponse dans cet article, soigneusement concocté par nos experts.
Organisez en amont l’arrivée des invités à votre évènement
Préparez votre communication évènementielle
Etape primordiale avant le jour J, la communication évènementielle envers les participants de votre évènement est au sommet de vos priorités ! Son rôle : rassurer, informer et attirer vos invités en amont de l’évènement. Simple, ultra-personnalisée, remarquable, votre communication permet de plonger vos invités dans l’expérience et d’éviter le No-Show. Alors, mettez toutes les chances de votre côté : de l’envoi de sms à J-7, à la création de contenus régulière, le véritable enjeu est de rester en contact avec vos participants jusqu’au jour J !
Parmi les éléments sur lesquels communiquer, l’accessibilité est fondamentale. Comme le rappelle l’ADEME, le déplacement des participants est la source la plus importante des impacts environnementaux d’un évènement. Alors, encouragez vos participants à se rendre sur place en transports doux et réduisez le Bilan Carbone de votre évènement. Pour leur faciliter la tâche, préférez un lieu hyper-central et ultra-connecté ! Plus d’infos sur → l’Accès.
L’enjeu primordial du 1er contact
Parce qu’une bonne expérience commence dès l’arrivée de vos invités, soignez chaque détail pour qu’ils se sentent accueillis ! Cela se traduit par le choix d’un personnel d’accueil irréprochable et expérimenté :
- Immersif : Vous le savez, la première impression est cruciale. Un accueil chaleureux et rassurant fera vivre un éventail d’émotions positives !
- Informatif : Les personnes en charge de l’accueil doivent être en mesure de renseigner efficacement et rapidement les participants : horaires, déroulé, localisation du vestiaire ! Tout est maîtrisé !
- Orientation des invités : Il arrive que vos évènements soient scindés en plusieurs espaces, pour des ateliers, des prises de paroles ou lors d’un salon par exemple. Une maîtrise du bâtiment est donc nécessaire pour guider les participants.
Notre équipe vous accompagne sur mesure pour toutes ces étapes, afin d’assurer un accueil fluide et chaleureux. Mais vous avez également toute votre place en tant qu’organisateur ! Mieux vaut être présents pour l’arrivée de vos invités. En effet, il est toujours plus confortable de rencontrer un visage familier à son arrivée dans un lieu d’évènement.
Un aménagement de l’espace d’accueil adapté
Vos participants doivent se sentir attendus !
Soignez votre pôle d’accueil pour qu’il soit visible et pratique. Mais alors, à quoi faut-il penser ? Voici nos recos !
- Le check-in : Adieu le papier et les files d’attentes interminables ! Utilisez une tablette et optimisez la gestion de l’accueil.
- Les badges : Ils encouragent le networking en plus d’être facilement recyclables ! Pensez à les collecter en fin d’évènement.
- Le vestiaire : Faîtes vivre une expérience confortable à vos invités. Ils ne seront pas encombrés par des sacs, valises ou manteaux.
Accessibilité des informations
Gardez bien en tête que votre accueil est le point de référence de vos invités en cas de besoin ! Il est donc crucial de miser sur une signalétique réfléchie, des plans clairs et une organisation globale crystal clear. En effet, le bon séquencement d’un évènement est capital pour rythmer votre journée.
Engagez des professionnels de l’accueil évènementiel :
Pourquoi des professionnels ?
Les professionnels de l’accueil sont formés pour la gestion du stress et font preuve de diplomatie et de courtoisie en toutes circonstances ! S’entourer de professionnels compétents et agiles, c’est garantir une gestion optimale et sereine de l’imprévu.
CityOne : l’expertise dans l’accueil évènementiel
A L’Embarcadère, nous avançons aux côtés de partenaires dynamiques et engagés. Parmi eux, CityOne avec qui nous travaillons depuis plus de 10 ans. Fondé en 1991 par Sophie Pécriaux, City One est le leader des métiers de l’accueil et des services et offre un accueil d’excellence à la hauteur de vos évènements. L’ancienneté de ce partenariat fait des agents CityOne des alliés de confiance, qui connaissent à merveille nos espaces.
Avec CityOne, vous misez sur un accueil irréprochable et multisectoriel. Comment ? Grâce à un excellent relationnel et une communication adaptée à vos invités ! Experts dans leur domaine, cette entreprise trentenaire déploie ses hôtes et hôtesses d’accueil sur toute la France.
Vous avez maintenant tous les éléments pour réussir l’accueil de votre évènement ! Nous sommes fiers de la force qu’ont ces partenariats locaux sur notre offre clé en main, avec toujours le même objectif : Faire de votre évènement une expérience mémorable.